Outlook Календарь

Зачем нужна интеграция с Облачным Outlook и корпоративным Exchange календарями

Это позволит вам автоматически приглашать бота на запланированные встречи в Outlook календаре. По окончании встреч отчеты упадут в ваш личный кабинет. Названия и время начала встреч синхронизируются.

Это подходит тем, у кого много запланированных встреч в календаре и не всегда есть возможность оперативно войти в личный кабинет и пригласить бота вручную.

1. Как работает интеграция

После подключения система каждый час сканирует события в календаре. При наличии ссылки на видеозвонок: Google Meet, Я.Телемост, Zoom, Teams и др. бот автоматически подключается в момент начала встречи.

Важно: Если в ставите в календарь новую встречу менее чем за 1 час до ее начала, то бот не придет. В таком случае добавьта бота вручную через личный кабинет или телеграм

Например, в 12:00 вы ставите 2 встречи в календаре. Первую встречу на 12:45 и вторую на 13:15. В таком случае бот придет только на вторую встречу в 13:15, так как до ее начала более 1 часа и мы успеем проверить календарь. На первую же встречу в 12:45 бот не придет, здесь зовите бота вручную.

Важно: Если на на встрече никого нет более 5 минут или бот находится в комнате ожидания, то он покидает встречу. Контролируй это процесс: приходите вовремя и проверяйте комнату ожидания.

Важно: Если у календарной встречи есть пароль, то бот не сможет попасть на встречу.

2. Как подключить облачный Outlook календарь

Интеграция с Outlook календарем через стандартную авторизацию Microsoft. Подходит для личных аккаунтов Outlook, например: @outlook.com, @hotmail.com, @live.com

Интеграция занимает не больше минуты:

Шаг 1. Откройте блок “интеграции” в личном кабинете и нажмите на блок Microsoft Outlook.

Шаг 2. В открывшемся окне нажмите “подключить” Microsoft Outlook.

Шаг 3. Выберите аккаунт Microsoft для синхронизации календаря

Шаг 4. Проставьте все галочки в обязательном порядке при выборе разрешений, чтобы mymeet.ai мог просматривать и редактировать события, определять ссылки на видеозвонки и автоматически подключать бота.

Шаг 5. Включите авто-запись встреч, чтобы бот начал ходить автоматически на все календарные встречи.

4. Как подключить корпоративный Exchange календарь

Для корпоративных аккаунтов, использующих локальный Exchange Server, доступна интеграция через Exchange Web Services (EWS). Этот способ подходит для компаний с собственной IT-инфраструктурой.

Что потребуется для подключения:

• Домен и имя пользователя в формате DOMAIN\username

• Пароль от корпоративной почты

• Логин (обычно email-адрес вида [email protected])

• URL сервера Exchange (например, mail.company.com)

Как подключить:

Шаг 1. Откройте блок “интеграции” в личном кабинете и нажмите на блок Microsoft Exchange

Шаг 2. В открывшемся окне нажмите “подключить” Microsoft Exchange.

Шаг 3. Заполните все четыре поля данными от корпоративного аккаунта

Шаг 4. Система проверит соединение с Exchange сервером

Шаг 5. При успешном подключении включите автозапись встреч

Подробную инструкцию по настройке Exchange, системные требования и решение возможных проблем читайте в нашей статье Интеграция с Exchange: автозапись корпоративных встреч.

Шаг 6. Включите авто-запись встреч, чтобы бот начал ходить автоматически на все календарные встречи.

5. Как управлять разными календарями

В рамках одного кабинета mymeet.ai можно подключить только один Outlook календарь. Если хотите подключить другой календарь из того же аккаунта — сначала отключите текущую интеграцию, затем повторно подключите новый календарь

Важно: Для каждого календаря в Outlook можно настроить отдельный цвет событий — это поможет различать встречи из разных календарей.

6. Как добавить встречи в веб версии

Шаг 1. Откройте ваш Outlook календарь и создайте новое событие

Шаг 2. Введите название и в поле “добавить расположение” вставьте ссылку на нужную вам ВКС

Шаг 3. Нажмите кнопку “сохранить”, встреча появится в вашем календаре.

Шаг 4. Если вам нужно добавить участников, то надмите на вкладку “дополнительные сведения”

Важно: Если в момент подключения календаря у вас уже были разовые или повторяющиеся встречи, то бот так же будет на них ходить. Главное проверьте чтобы в теле каждого мероприятия была ссылка на нужную вам ВКС

Важно: Ссылка должна быть в правильном формате (начинаться с https://) и быть активной на момент начала встречи. Например, https://zoom.us/j/... или https://meet.google.com/...

7. Как добавить MS teams встречи в десктоп приложение

Шаг 1. Откройте ваш Outlook календарь и создайте новое событие

Шаг 2. Введите название, нажмите кнопку “собрание Teams”, чтобы ссылка появилась в теле мероприятия

Шаг 3. Добавьте участников через блок “помощник по планированию” (Опционально)

Шаг 4. Нажмите “отправить”, встреча появится в вашем календаре.

Важно: Если в момент подключения календаря у вас уже были разовые или повторяющиеся встречи, то бот так же будет на них ходить. Главное проверьте чтобы в теле каждого мероприятия была ссылка на MS teams

8. Как добавить непрофильные ВКС встречи в десктоп приложение

Чтобы бот автоматически подключался к встречам из Я.телемост, Zoom, Google Meet и д.р., необходимо сделать следующее:

Шаг 1. Откройте ваш Outlook календарь и создайте новое событие

Шаг 2. Введите название, добавьте ссылку на нужную ВКС встречу в поле “место”

Шаг 3. Добавьте участников через блок “помощник по планированию” (Опционально)

Шаг 4. Нажмите “отправить”, встреча появится в вашем календаре.

Важно: Если в момент подключения календаря у вас уже были разовые или повторяющиеся встречи, то бот так же будет на них ходить. Главное проверьте чтобы в теле каждого мероприятия в поле “место” была ссылка на нужную вам ВКС

9. Рабочие пространства и календарь

Если у вас подключено несколько рабочих пространств, вы можете выбрать, в какое из них будут сохраняться встречи, записанные через интеграцию с Outlook Календарём.

Настройка доступна в том же разделе, где вы подключаете интеграцию:

1. Перейдите в "Настройки" → блок Microsoft Outlook или Microsift Exchange

2. Найдите параметр "Куда сохранять встречи"

3. Выберите нужное пространство из списка

Все встречи, записанные ботом через эту интеграцию, будут автоматически сохраняться в выбранное пространство. Это особенно удобно, если вы работаете с разными командами и хотите разделять встречи по проектам.

10. Настройки корпоративных аккаунтов

Если используете корпоративный Microsoft-аккаунт (например, @yourcompany.com через Microsoft 365), возможно, ваша организация использует ограниченные настройки доступа. В этом случае бот может не попасть на встречу автоматически.

Чтобы всё работало корректно:

1. Откройте доступ по ссылке. При создании события в календаре убедитесь, что к встрече может присоединиться любой по ссылке, а не только участники из вашей организации. Это можно настроить в разделе "Доступ" или "Настройки конференции" в Outlook Calendar.

2. Проверьте настройки администратора Microsoft 365. В некоторых организациях по умолчанию включена блокировка внешних участников. Попросите администратора разрешить внешним пользователям (в том числе боту) подключаться к встречам по ссылке.

3. Убедитесь, что организатор впустил бота. Если встреча закрытая, организатор встречи должен сам впустить бота, когда он подключится.

4. Проверьте корректность ссылки. Убедитесь, что в событии указана корректная ссылка на видеоконференцию. Если бот не видит активной встречи по указанной ссылке — он не подключится.

Если после этих шагов бот по-прежнему не входит на встречу, рекомендуется обратиться в техподдержку mymeet.ai