Интеграция с Яндекс Календарем

Зачем нужна интеграция с Яндекс Календарем

Это позволит вам автоматически приглашать бота на запланированные встречи в Яндекс календаре. По окончании встреч отчеты упадут в ваш личный кабинет. Названия и время начала встреч синхронизируются.

Это подходит тем, у кого много запланированных встреч в календаре и не всегда есть возможность оперативно войти в личный кабинет и пригласить бота вручную.

1. Как работает интеграция

После подключения система каждый час сканирует события в календаре. При наличии ссылки на видеозвонок: Я.Телемост, Zoom, Google Meet, Teams и др. бот автоматически подключается в момент начала встречи.

Важно: Если в ставите в календарь новую встречу менее чем за 1 час до ее начала, то бот не придет. В таком случае добавьта бота вручную через личный кабинет или телеграм

Например, в 12:00 вы ставите 2 встречи в календаре. Первую встречу на 12:45 и вторую на 13:15. В таком случае бот придет только на вторую встречу в 13:15, так как до ее начала более 1 часа и мы успеем проверить календарь. На первую же встречу в 12:45 бот не придет, здесь зовите бота вручную.

Важно: Если на на встрече никого нет более 5 минут или бот находится в комнате ожидания, то он покидает встречу. Контролируй это процесс: приходите вовремя и проверяйте комнату ожидания.

Важно: Если у календарной встречи есть пароль, то бот не сможет попасть на встречу.

2. Как подключить Яндекс Календарь

Интеграция занимает не больше минуты:

Шаг 1. Откройте блок “настройки и интеграции” в личном кабинете и нажмите “подключить” Яндекс календарь.

Шаг 2. Пройдите все шаги по настройкам в появишемся окне и нажмите “Подключить”

Шаг 3. Включите авто-запись встреч, чтобы бот начал ходить автоматически на все календарные встречи.

3. Как управлять разными календарями

В рамках одного кабинета mymeet.ai можно подключить только один Яндекс-календарь. Если хотите подключить другой календарь из того же аккаунта — сначала отключите текущую интеграцию, затем повторно подключите новый календарь

Важно: Для каждого календаря в Яндексе можно настроить отдельный цвет событий — это поможет различать встречи из разных календарей.

4. Как добавить Я.телемост встречи

Шаг 1. Откройте ваш Яндекс календарь и создайте новое событие

Шаг 2. Введите название, добавьте участников и обязательно нажмите “добавить видео встречу”

Шаг 3. Нажмите создать встречу, она появится в вашем календаре.

Важно: Если в момент подключения календаря у вас уже были разовые или повторяющиеся встречи, то бот так же будет на них ходить. Главное проверьте чтобы в теле каждого мероприятия была ссылка на Я.телемост

5. Как добавить непрофильные ВКС встречи

Чтобы бот автоматически подключался к встречам из Zoom, Google Meet, Teams и д.р., необходимо сделать следующее:

Шаг 1. Откройте ваш Яндекс календарь и создайте новое событие

Шаг 2. Введите название, добавьте участников и в поле “Место” или в блок “Описание события” добавьте ссылку на нужную вкс.

Шаг 3. Нажмите создать встречу, она появится в вашем календаре.

Важно: Ссылка должна быть в правильном формате (начинаться с https://) и быть активной на момент начала встречи. Например, https://zoom.us/j/... или https://meet.google.com/...

Важно: Если в момент подключения календаря у вас уже были разовые или повторяющиеся встречи, то бот так же будет на них ходить. Главное проверьте чтобы в теле каждого мероприятия в поле “место” или “Описание события” была ссылка на нужную вам вкс.

6. Настройки корпоративных аккаунтов

Если используете корпоративный Яндекс-аккаунт, например, через Яндекс 360 для бизнеса. Убедитесь, что календарь, который вы хотите подключить, имеет настройки публичного доступа или доступен по ссылке.

Что нужно сделать, чтобы работало корректно:

1. Настройте видимость календаря. В настройках календаря в Яндексе укажите, что календарь доступен по ссылке. Это необходимо для корректной работы .ics подписки.

2. Откройте доступ по ссылке. При создании события в календаре убедитесь, что к встрече может присоединиться любой по ссылке, а не только участники из вашей организации.

3. Проверьте настройки администратора Яндекс 360. В некоторых организациях по умолчанию включена блокировка внешних участников. Попросите администратора разрешить внешним пользователям (в том числе боту) подключаться к встречам по ссылке.

4. Убедитесь, что организатор впустил бота. Если встреча закрытая, организатор встречи должен сам впустить бота, когда он подключится.

5. Проверьте корректность ссылки на встречу. Убедитесь, что в событии указана корректная ссылка на видеоконференцию. Если бот не видит активной встречи по указанной ссылке — он не подключится.